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办公室接待文化礼仪

日期:2021-02-05 来源:看看米 点击: 评论

在办公室工作,特别是前台招待人员,总是每天招待很多来自不同地方的人。那么这些人有的是要经过电话告知事情的,是来面试的,有的是来跟公司合作,有的是上级派来调查公司的,那么我们要怎样做好招待工作呢?下面是小编为我们收拾办公室招待礼仪,期望对您有所帮助,欢迎我们阅览参阅学习!



办公室招待礼仪



打电话招待礼仪



1、不打无预备之电话。打电话的人作为主动行为者,应该考虑到被迫接听者的感受。打电话时要有杰出的精神状态,站着最好,坐着也行,但不要躺着,或歪靠在沙发上,那势必发出慵懒的声响,更不能边吃东西边打电话。拿起听筒前,应明白通话后该说什么,思路要明晰,要点应明确。



2、选择恰当的通话时刻。原则是尽量少打扰对方的作息。一般而言,三餐时刻,早七点(假期八点)以前,晚十点今后,对方临出门上班、临下班要回家时,不宜打电话。除非有万不得已的特别状况,切忌半夜三更打电话,以免惊扰对方及其家人。通话时刻也要操控,尽量长话短说。



3、留意说话礼貌。打电话一直要用礼貌语,常用的有:“您好”、“我说清楚了吗”、“谢谢”、“再会”、“晚安”。打电话时,应作扼要的问候、自我介绍并说出要求通话的人,切忌说“你知道我是谁吗?猜猜看!”之类的话。音量要适中,以对方听得明晰为准。语速要稍缓,口气应平和,给对方以亲切感,但不行拿腔拿调、装腔作势。接听电话时,以礼貌用语通报自己的单位名称,一方面做了礼节性的问候,又能让对方听清楚你的单位。当电话攀谈要结束时,须询问对方,这既是尊重对方也是提示对方,最终以“再会”之类的礼貌语结束。



4、转接电话有分寸。假如对方要传呼其他搭档,接听者应该热心地告知对方,如:“好的,请稍候。”然后用手捂住受话器,或去请或直接把话筒递给搭档。假如搭档不在场,接听者应含蓄地说:“需求转达吗?”,“能够留下您的电话吗?”,切忌以一声“不在”、“没看到”即挂断。



5、接打手机要文明。手机礼仪既有电话礼仪的共性,还有其特别的标准。手机的基本特点在于移动性,可能把噪音带到任何场所,因此手机使用者要特别留意顾及他人。在一般状况下,要让手机处在开机状态,随身携带,以便及时接听,不让对方焦急等待,也不让远离主人的手机吵烦他人。在不方便及时接听的状况下,一有机会,就要及时回话并阐明原因,致以歉意。在特别场合,比方在开车、开会、动手术、讲课、扮演、谈判时,在影剧院、医院、音乐厅、图书馆里,在飞机、公交车、宾馆大堂上……你不能旁若无人地打手机。打手机应特别留意说话简洁,节省通话时刻。假如对方正在路上或在就事或处在不宜多说话的场合,就更应长话短说。最好要通报一下自己所在的方位,以便对方判别各自的处境。



招待礼仪



早做预备,坚持办公室优雅环境



办公室平常也应坚持优雅、整齐的环境。如有客人来访,则更应坚持较高水平的工作条件。



客人来访,一般是会早打招呼、早有约好的。得知客人来访消息后,应告知有关部门早做预备,把办公室收拾得干净利落。窗户要亮堂,桌椅要整齐,东西要整齐有序,空气要新鲜。冬天要温暖,夏日要凉快。茶水早备好,对有的客人还可备些生果。



总之,办公室是领导的办公场所,是本单位的门面,反映出招待人员的精神面貌和工作作风,代表着单位形象,有必要认真安置。当然,也不必豪华阔气。



假如来客较多,或客人标准较高,来访的意图又比较严厉,也能够在专门的会议室(会客室)招待。会议室(会客室)也应早做预备,以迎客人。



预备好有关材料



客人来访前的预备工作,除了招待场合(办公室或会议室、会客室)精心安置外,还有一项重要任务便是材料的预备。客人来访,是观赏本单位某某部门,还是了解、调查某项工作?是商洽某方面的问题,还是研讨相互合作事宜?务需心中有数。有关客人来访的意图,一般对方早已提前告知,应根据两边商定的谈判事宜,或客人的恳求,让有关人员早做预备。需求什么数字、状况、资料,事先提供出来,该打印的打印,该证明的证明,该先拿出开始意见的先统一内部口径。省得客人来后现找现查,或无法表态,显得被迫。



工作人员礼貌招待



客人到来,要抽调若干工作人员进行招待。招待的工作人员,有的是服务、礼仪招待,比方引导、斟茶倒水、留饭宴请的热心招待等;有的是工作需求招待,比方参与谈判、介绍状况、参与参议等。



不管担任哪方面的工作人员,都应穿着整齐,走动轻盈,仪态大方,待人彬彬有礼。风风火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言谈粗俗,是对客人的不礼貌,也会使本单位大失体面。



在与客人谈判过程中,无关人员应自动退避。至于礼仪、服务人员,应定时敲门而进,斟茶续水,取换毛巾,进行热心服务;但服务不该影响主客两边谈判,要坚持现场的安静。服务完毕应轻轻退出。



送客



若客人就事已毕要走,必定送别。办公室相关人员也要随之送别。



客人若自备车辆,工作人员可早些通知司机(或由客人方工作人员自行通知)。若需本单位送回,需求早做车辆组织,勿使久等。



可视状况,决议送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话:“欢迎再来。”“欢迎常联系。’川招待不周,请多原谅”等。



招待上级检查报告礼仪



1、遵循时刻,不失约好。应建立极强的遵循时刻的观念,不要过早抵达,使上级预备未毕而难堪,也不要迟到,让上级等候过久。



2、进门前先轻轻敲门,经答应后才干进门。不行大大咧咧,破门穿堂,即使门开着,也要用恰当的方法告知上级有人来了,以便上级及时调整体态、心思。



3、精神饱满,仪态正经。站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有礼。。



4、报告脚踏实地,口音吐字明晰。有喜报喜,有忧报忧,言语精粹,条理清楚,不行“察言观色”,投其所好,曲解或隐瞒事实真相。



5、坚持冷静,维护形象。报告工作出现上级不留意礼仪时,不行激动,仍然要坚持以礼相待,也能够以身示范来暗示上级纠正错误,或者直言相陈,但得留意言辞的艺术性。


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